دو فیلم آموزشی در ارتباط با kick off meeting ( جلسه آغاز عملیات پروژه)

[فرشاد امن خانی]

..


جلسه آغاز عملیات پروژه یا kick off meeting یکی از مهم ترین جلسه های هر پروژه است .

- تعریف :

یکی از کلیدهای موفقیت هر پروژه ‍ ارتباطات میباشد که جلسات تیم پروژه نیز یکی از متدهای ارتباطی میباشد. از وظایفی که در شروع راه اندازی پروژه بایستی انجام پذیرد تشکیل اولین جلسه راه اندازی پروژه میباشد که به kick-off meeting معروف است .





2- هدف :

- بیان عمومی شروع پروژه

- ایجاد تعهد و الزام برای اشخاصی که درگیر پروژه هستند و محصول پروژه را تحت تاثیر قرار میدهند.

- تصمیم گیری برای وارد شدن به فاز اجرای پروژه

- مصوب نمودن project plan پروژه

- روشن نمودن اهداف پروژه و درک این اهداف توسط تیم پروژه

- شناسایی نقشها و مسئولیتهای افراد در پروژه

- شناسایی وابستگیهای پروژه با سایر پروژه ها

-



3- محدوده کارکرد شرکت کنندگان در جلسه



- حامی پروژه یا sponsor

- مدیر پروژه project manager

- مدیران تخصصی و ستادی پروژه

- مدیران ارشد ستاد شرکت

- ذینفعان بیرونی پروژه

- تیم مشتری به دعوت حامی پروژه





4- آماده سازی جهت جلسه



- مدیر پروژه و تیم اداری وی مسئول سازماندهی و برگزاری این جلسه خاص هستند.

- تهیه برنامه جلسه و اعلام آن 2 هفته قبل از جلسه

- جلسه بایستی خارج از شرکت و در محیطی مناسب با امکانات رفاهی و تجهیزات مناسب از قبیل ویدئو پروجکشن ‍ کامپیوتر – وایت برد و.... باشد.

- تهیه و تدارک presentation تحت نرم افزار powerpoint که شامل سرفصلهای زیر باشد و توسط مدیر پروژه تهیه و ارائه گردد:

مرور کلی پروژه

اهداف کمی و کیفی پروژه

سازمان پروژه

برنامه پروژه project plan

روشهای اجرای پروژه

برنامه ارتباطات

آنالیز ریسک

- دبیر جلسه بایستی از تیم پروژه باشد که مسئول تنظیم صورتجلسه و فیلمبرداری و ضبط کل جلسه نیز بایستی توسط وی هماهنگ گردد.و در پایان نیز صورتجلسه را به امضی اعضای کلیدی جلسه میرساند.









5- روش اجرای جلسه :



- مقدمه:

خوشامد گویی به حضار توسط حامی پروژه

شروع جلسه و اعلام برنامه توسط مدیر پروژه

- معرفی حضار

کلیه حضار خود را معرفی نموده و انتظارات خود را از جلسه در چند دقیقه و کوتاه بیان می کنند.

- مرور کلی پروژه

حامی پروژه تاریخچه – مشتری پروژه- فرصتها و تهدیدهای پروژه – نیازها و الزامات و خواسته های مشتری و اسکوپ پروژه را بیان میکند.

- اهداف پروژه

مدیر پروژه به معرفی اهداف – برنامه ها و مایلستونهای کلیدی پروژه و عوامل کلیدی موفقیت پروژه می پردازد.

- سازمان پروژه

مدیر پروژه به تشریح سازمان و چارت سازمانی پروژه و ماتریس نقشها و مسئولیتهای اعضای مهم و کلیدی پروژه را ترسیم میکند

- برنامه پروژه

مدیر پروژه به تشریح برنامه پروژه که بصورت نمودار گانت با مشخص نمودن فعالیتهای کلیدی و مهم می پردازد.

- روشها و متدولوژی مدیریت پروژه

مدیر پروژه مدل مدیریت پروژه خود را در راهبری پروژه تشریح نموده که موارد مهمی چون مستندسازی فرآیند – نحوه نظارت و کنترل پروژه – مدیریت هزینه – مدیریت ریسک ونحوه کنترل درخواستهای تغییربایستی بطور شفاف بیان شود.

- روشها و ابزار کار

مدیر پروژه چگونگی انجام بسته های کاری – نحوه عقد قرارداد با پیمانکاران – جریان نقدینگی – ابزار آلات خاص مورد نیاز پروژه – مدیریت کیفیت پروژه را تشریح میکند

- مدیریت ارتباطات :

Communication plan توسط مدیر پروژه شرح داده میشود.

- پرسش و پاسخ و تصمیم گیری

در پایان جلسه بایستی به سوالات حضار پاسخ داده شود تا نقاط مبهم و غیر شفاف پروژه برطرف گردیده و تصمیمات نهایی در صورتجلسه قید شود


دانلود دو فیلم آموزشی در ارتباط با kick off meeting ( جلسه آغاز عملیات پروژه)